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Zertifizierung ist nicht alles Teil2
Rüdiger Geist
Katrin Schmitter (international institute of management in technology)
Patrick Merten (international institute of management in technology)

 

In vielen Unternehmen gehört Projektmanagement zum Alltag. Dessen Bedeutung und Nachfrage ist in den letzten Jahren konstant gestiegen Dementsprechend entwickelt sich das Angebot an Kursen. Bei der Auswahl ist jedoch Vorsicht geboten.

In den letzten Jahrzehnten ist die Wirtschaftswelt immer komplexer, internationaler und schneller geworden. Nicht nur Grosskonzerne sind von diesem Phänomen betroffen. Auch KMUs arbeiten schon lange nicht mehr ausschliesslich auf nationaler, sondern auch auf internationaler Ebene. Ob Handelspartner, Produktionsstätte oder Tochtergesellschaft: heutzutage befinden sie sich nur selten innerhalb der Landesgrenzen. Diese Internationalität impliziert selbstverständlich auch eine gewisse Komplexität der Geschäftsabläufe und -beziehungen.

Innerhalb dieses vielschichtigen Systems müssen täglich Lieferungs- und Bestellprozesse, interne Abläufe und Produktionsprozesse sowie die Kundenbeziehungen über nationale und kulturelle Grenzen hinweg koordiniert und kommuniziert werden. All diese Aktivitäten bedürfen einer einwandfreien Organisation und einer exzellenten Planung der Abläufe. Mit dem Ziel der Etablierung repetitiver Prozesse werden in Unternehmen Projekte angestossen. Die Besonderheit von Projekten ist zugleich ihr Unterschied zu bereits gängigen Geschäftsprozessen.

Bei Projekten geht es darum, ein Ziel und die damit verbundene Aufgabe erstmalig und innerhalb zeitlicher, budgetärer und ressourcenmässiger Vorgaben zu erreichen und dabei auch Aspekte wie Qualität und Risiko im Auge zu behalten.

Von den Ursprüngen des Projektmanagements
Projektmanagement gab es schon zu Zeiten des Pyramidenbaus. Jedoch ist über dessen Institutionalisierung kaum etwas dokumentiert. Anders sieht es bei dem Projekt aus, das heute als Ursprung des Projektmanagements gilt: das NASA-Projekt Mondlandung. Dieses Projekt mit der klaren Zielvorgabe einer Mondlandung vor dem Ende der Dekade, ausgegeben. in einer Rede von John F. Kennedy, hat die Wahrnehmung der Bedeutung von Projekten und deren Management geprägt. Besonderheiten dieses Projektes waren die enorme Anzahl involvierter Personen und eine Vielzahl an Kooperationen, wie beispielsweise die Koordination von über 10 000 Lieferanten. Insbesondere die planerischen Herausforderungen und diejenigen der Durchführung des Projektes wie auch deren Kommunikation wurden nun auch von IT-Systemen unterstützt.


Anforderungen an einen idealen Projektmanager
Es ist in der Tat so, dass der ideale Projektmanager von heute immer mehr Anforderungen gerecht werden muss. Er wird vermehrt als zentraler Entscheidungsträger gesehen. Die Nachfrage und der Marktwert eines gut ausgebildeten Projektmanagers steigen konstant, und dessen Arbeit wird stetig vielfältiger und herausfordernder. Parallel dazu wachsen die Ansprüche der Arbeitgeber, das Tempo des technologischen Wandels und die allgemeine Globalisierung. Projekte müssen in kürzester Zeit erfolgreich realisiert werden. Um mit diesem Tempo Schritt halten zu können, ist es absolut notwendig, das richtige Know-how und die dazugehörigen aktuellen Werkzeuge zu kennen und anwenden zu können. Veraltetes Wissen oder überholte Technologien verhindern den Fortschritt. All diese Faktoren fordern eine grosse Anpassungsfähigkeit. Flexibilität, Innovationsfähigkeit, Mobilität, analytisches und vernetztes Denken sind Eigenschaften, die mit der Geschwindigkeit dieses Wandels unabdingbar sind. Neben dem fachlichen Know-how werden ausserdem die so genannten Soft-Skills immer wichtiger: Sozialkompetenz, Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, interkulturelle Kompetenz oder internationale Erfahrung sind von zentraler Bedeutung und gehören heutzutage zum angeforderten Portfolio eines Projektmanagers.

Zusätzlich verfügt der ideale Projektmanager über einen guten Gesamtüberblick und hat Termine sowie Budget fest im Griff. Er weiss, über welche Ressourcen er verfügt und kann die Qualität seiner Arbeit, wie auch die seiner Mitarbeitenden auf hohem Niveau halten. Das Fordern und Fördern derMitarbeitenden entpuppt sich manchmal als ein richtiger Balanceakt. Dazu braucht es Gefühl, Vertrauen, Geduld und Durchsetzungsvermögen.

Auf eines sollte jede Organisation, die mehrere Projektmanager beschäftigt, achten: die gemeinsame Fachsprache. Angehensweisen und Arbeitsmethoden innerhalb des Projektmanagements können durchaus unterschiedlich sein. Werden die Mitarbeitenden nicht alle auf das gleiche Zertifikat oder in der gleichen Schule ausgebildet, können Verständigungsprobleme auftreten.

Aus- und Weiterbildung innerhalb eines Arbeitsverhältnisses In der Schweiz wird grundsätzlich sehr viel Wert auf Ausbildung gelegt. Oftmals werden Arbeitnehmende ohne entsprechendes Diplom gar nicht auf gewisse Posten zugelassen. Dadurch wird der Ausbildungs- und Qualitätsstandard sehr hoch gehalten. Ein Zertifikat ist jedoch keine Garantie für Managerqualitäten.

Problematisch ist, dass das relativ komplexe Projektmanagement in den letzten Jahren zwar an Bedeutung gewonnen hat, aber weiterhin unterschätzt wird. Mitarbeitende sind oft ungenügend ausgebildet. Grundsätzlich kann dennoch gesagt werden, dass viele Firmen Projektarbeit und auch Aus- und Weiterbildung auf dem Gebiet des Projektmanagements fördern. Es ist jedoch nicht unüblich, innerhalb eines Arbeitsverhältnisses die Aus- oder Weiterbildung ganz dem Mitarbeitenden zu überlassen. Bei Grosskonzernen ist es so, dass die Weiterbildungsprogramme direkt inhouse angeboten werden. Häufig wird hierzu mit Universitäten zusammengearbeitet. Unter anderem sind die Personalabteilungen dafür verantwortlich, sich um die Weiterbildung der Mitarbeitenden zu kümmern. Es werden beispielsweise Programme für sogenannte High-Potentials zusammengestellt, die dann intensiv gefördert werden. High-Potentials werden für die Weiterbildung oftmals an eine auswärtige Universität oder Privatschule geschickt. Das Weiterbildungsprogramm für weitere Mitarbeitende wird dann intern zusammengestellt und durchgeführt.

Interne Weiterbildungsprogramme werden von Grosskonzernen häufig bevorzugt, da diese Kurse relativ schnell organisiert und nicht sehr zeitintensiv sind, zudem sind sie kostengünstiger. Ausserdem hat man mit solchen internen Programmen die Möglichkeit, den Inhalt auf spezifische Probleme oder Kernpunkte der eigenen Firma zu legen.

Indem das Unternehmen die Weiterbildungskosten des Mitarbeitenden ganz oder teilweise übernimmt, nutzt der Betrieb die Gelegenheit, den Mitarbeitenden vertraglich noch weitere Jahre an die Firma zu binden. Für jede Organisation ist es absolut zentral, die soeben aus- oder weitergebildeten Mitarbeiter nicht an die Konkurrenz zu verlieren. Ein langjähriger Mitarbeitender kann sich enormes Know-how aneignen, das manchmal nur schwer an einen neuen Mitarbeitenden übermittelbar ist. Jeder Arbeitgeber weiss, dass ein neuer Mitarbeitender erst nach etwa einem Jahr volle Produktivität und Effizienz erbringen kann. Mit einer adäquaten Weiterbildung kann man noch viel mehr aus einem Mitarbeitenden «herausholen». Aus diesen Gründen kann eine zu hohe Fluktuationsrate der Firma nur schaden.

Neben dem Know-how, das verlorengeht, muss die Firma zusätzlich Geld in neue Mitarbeitende investieren. Weiterbildung und Zertifizierung – die Qual der Wahl Bei der Wahl eines Kurses in Projektmanagement sollte auf internationale Standards und Zertifizierungsmöglichkeiten geachtet werden. Die «International Project Management Association (IPMA)»-Zertifizierung ist besonders in Westeuropa verbreitet und in vier Ebenen aufgeteilt (A: Projektdirektor, B: Projektmanager, C: Projektleiter, D: Projektassistent).

Die «Project Management Institute (PMI)»-Zertifizierung ist weltweit anerkannt, und auf drei verschiedene Ebenen aufgeteilt: Certified Assistant in Project Management (CAPM), Project Management Professional (PMP) und Program Management Professional (PgMP). In der ersten Stufe des CAPM lassen sich die Grundlagen über alle Wissensgebiete des Projektmanagements erlernen. Wer bereits Erfahrung im Projektmanagement hat, kann sich jedoch ohne Probleme bereits mit einem Kurs zum PMP ausbilden und zertifizieren lassen. Für diejenigen, die sich jedoch zunächst in einem zentralen Bereich weiterbilden wollen, können anstelle des breit gefächerten PMP nun auch neu zunächst in einem zentralen Bereich beginnen. Da die Planung von Projekten mitunter den wichtigsten Bestandteil zur Durchführung eines erfolgreichen Projektes darstellt, gibt es nun den PMI Certified Scheduling Professional. Zudem besteht die Möglichkeit, sich als Risk Management Professional zu zertifizieren.

Vom PMI stammt auch der sogenannte «Project Management Body of Knowledge(PMBOK)»-Standard, der weithin als anerkannte Sammlung bestehenden Wissens und Best-Practice Methoden im Projektmanagement gilt.


Wissensgebiete und Phasen des Projektmanagements
Generell durchlaufen Projekte immer die gleichen Phasen. Mit der Initiierung (Phase 1) wird das Projekt angestossen. In einem Project Initiation Document (PID) werden die wichtigsten Eckdaten des Projektes festgehalten, wie das Ziel und der Geltungsbereich des Projektes, der Zeitrahmen, das Budget, die verfügbaren Ressourcen, die angestrebte Qualität des Outputs und einiges mehr. Wie das Ziel unter den definierten Vorgaben realisiert werden soll, wird in der zweiten Phase eines Projektes konkretisiert, im sogenannten Project-Management-Plan. Unter Zuhilfenahme von Tools wie Gantt Charts, einer Work Breakdown Structure und anderen Werkzeugen lassen sich Zeit und Ressourcen einteilen. Durch den gleichzeitigen Einsatz von Projektmanagement-Software lassen sich neben diesen Aufgaben auch Kosten und Qualität überwachen. Auch das Risiko lässt sich mittels einfacher Methoden eingrenzen. Auf die Planungsphase folgt die Durchführung (Phase 3). Deren Ergebnisse müssen kontinuierlich überwacht und kontrolliert werden (Phase 4). Unabhängig vom Erfolg eines Projektes steht am Ende der offizielle Abschluss aller Aktivitäten und Dokumentationen sowie die formelle Übergabe und Abnahme.

Das Wissen und die Methoden, die in den fünf skizzierten Phasen ihre Anwendung finden, lassen sich nach dem PMBOK-Standard in neun Wissensgebiete unterteilen, die, wie auch die Phasen, jeder PMI Zertifizierung zugrunde liegen. Im Einzelnen sind dies: Integration, Geltungsbereich, Zeit, Kosten, Qualität, Risiko, Mitarbeiter, Kommunikation, Beschaffung.


Zertifizierung und Praxis
Generell bietet sich die Möglichkeit, offizielle PMI- oder IPMA-Vorbereitungskurse auf deren einzelne Zertifizierungen zu belegen. Oftmals fehlt es dabei aber an der praktischen Ausrichtung am eigenen Unternehmen oder der Branche. Alternativen bieten hier individualisierte Kurse, in denen neben dem für die Zertifizierung notwendigen Wissen, auch deren praktische Anwendung erprobt wird. Frau Professor Teufel, Direktorin des iimt, gibt ein Beispiel aus dem neu geschaffenen Weiterbildungskurs an ihrem Institut: «Wir haben uns dazu entschlossen, Manager in unserem akkreditierten Kurs sowohl auf eine CAPM- wie auch PMP-Zertifizierung des PMI vorzubereiten, wie auch für die Praxis zu wappnen. Jeder Student kann sein eigenes branchenbezogenes Projekt wählen und dies unter Anleitung des Trainers in allen Phasen durchspielen. Gleichzeitig sind zu einzelnen Themengebieten Gastdozenten aus der Praxis zugegen, die ihre Erfahrungen mit den Kursteilnehmern teilen. So bleibt der vermittelte Stoff auch langfristig in Erinnerung». Die Zauberformel einer jeden Aus- oder Weiterbildung lautet also: «Zertifikat und Praxis».